Gérer efficacement votre nom de domaine dans Odoo : fonctionnement par défaut, domaines personnalisés et bonnes pratiques
Odoo est une solution ERP complète qui permet aux entreprises de centraliser leurs opérations, y compris la gestion des emails. Lorsque vous créez une nouvelle base de données Odoo, un sous-domaine est automatiquement attribué à vos emails, basé sur le nom de la base de données. Cette configuration est très simple à utiliser et fonctionne immédiatement, mais pour ceux qui cherchent à améliorer leur image de marque, la personnalisation du domaine d’email est une étape incontournable. Dans cet article, nous nous pencherons sur le fonctionnement standard des emails dans Odoo, la configuration de votre propre nom de domaine et les bonnes pratiques pour maximiser la délivrabilité.
Fonctionnement standard des emails dans Odoo
Dès la création de votre base de données, vous pouvez envoyer et recevoir des emails dans Odoo sans rien devoir configurer. Par défaut, Odoo vous attribue un nom de domaine d’email qui se termine en “.odoo.com”. Comment ? Tout simplement en se basant sur le nom de votre base de données. Autrement dit, si l’URL de votre base de données est https://www.masociété.odoo.com, vos adresses email ressembleront à ceci : xxx@masociété.odoo.com.
Un autre point important est qu’Odoo configure automatiquement trois adresses email spécifiques à votre base de données pour optimiser la gestion des communications :
- Une adresse “Bounce” (bounce@masociété.odoo.com) : cette adresse renvoie des informations sur les emails qui n'ont pas été livrés.
- Une adresse “Notifications” (notifications@masociété.odoo.com) : c'est l'adresse par défaut utilisée pour envoyer des communications depuis votre base de données Odoo.
- Une adresse “Catchall” (catchall@masociété.odoo.com) : cette adresse permet de recevoir les réponses aux emails envoyés depuis Odoo, et de les mettre au bon endroit dans Odoo (par exemple : dans la fiche d’un contact, dans un ticket de support, au niveau d’une facture, dans une opportunité, etc.).
Enfin, veuillez noter que les configurations DNS par défaut d’Odoo doivent théoriquement garantir une excellente note de délivrabilité dans des outils tels que Mail-tester.
Personnaliser son nom de domaine d’email
Même si la configuration des emails par défaut est efficace, vous pourriez avoir envie d’utiliser votre propre nom de domaine (xxx@masociété.com) pour renforcer l'image de marque de votre entreprise. Personnaliser votre nom de domaine dans Odoo est tout à fait possible en passant par un serveur de messagerie sortant. Cependant, une mauvaise configuration du domaine peut entraîner des problèmes de sécurité et de délivrabilité. Il est donc crucial de bien comprendre les différents aspects de la configuration DNS.
Configurer votre DNS : SPF, DKIM et DMARC
Lorsque vous mettez en place un serveur de messagerie sortant pour utiliser votre propre nom de domaine, il est impératif de configurer correctement les enregistrements DNS dans votre hébergeur de domaine pour garantir la sécurité et la délivrabilité de vos emails.
- SPF (Sender Policy Framework) : cet enregistrement DNS spécifie les serveurs SMTP autorisés à envoyer des emails pour votre domaine. Il empêche les spammeurs d'utiliser votre domaine pour envoyer des emails frauduleux. Un domaine ne peut avoir qu'un seul enregistrement SPF, donc si vous en avez déjà un, vous devrez le modifier pour y inclure les informations relatives à votre serveur sortant.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) : cette technologie garantit que les emails proviennent bien de votre domaine en ajoutant une signature cryptographique unique. Cela réduit le risque que vos emails soient classés comme spam et assure au destinataire que le contenu n'a pas été altéré lors de son transport depuis l’émetteur.
- DMARC (Domain-based Message, Authentication, Reporting & Conformance) : le DMARC améliore la sécurité des emails en s'appuyant sur le SPF et le DKIM. Il propose trois niveaux de politique :
- None (recommandé) : conseille au serveur destinataire de ne prendre aucune mesure à la réception d’un email non-qualifié (un email non-qualifié est un email qui a échoué aux tests SPF et DKIM).
- Quarantine : marque les emails non-qualifiés comme suspects et les déplace généralement dans le dossier spam.
- Reject : rejette les emails non-qualifiés.
Gérer le Catchall avec un domaine personnalisé
Lorsque vous passez à un domaine personnalisé, il est nécessaire de créer une adresse Catchall avec votre propre nom de domaine (par exemple : catchall@masociété.com) et de la rediriger vers le sous-domaine d’Odoo (catchall@masociété.odoo.com). Il en va de même si vous souhaitez personnaliser les autres alias de votre base de données.
(Il existe d’autres manières de gérer le catchall en cas de personnalisation de votre nom de domaine : mettre en place un serveur de messagerie entrant ou configurer un enregistrement MX. Cependant, ces deux solutions ne sont pas recommandées dans le sens où elles ne sont pas optimales.)
Une note sur les nouvelles exigences de Google et Yahoo
En février 2024, Google et Yahoo ont adopté des nouvelles politiques qui pourraient affecter la delivrabilité de vos emails. Dès lors, il est conseillé de :
- Avoir un domaine entièrement authentifié (SPF et DKIM).
- Avoir un taux de rebond inférieur à 0,3 %.
- Ajouter un bouton de désabonnement en un clic dans tous les emails de masse. Cette fonctionnalité est disponible dans les versions 15 et + d’Odoo.
Conclusion
La gestion des emails dans Odoo, qu’elle se fasse via la configuration par défaut ou un nom de domaine personnalisé, joue un rôle crucial dans la communication d'entreprise. Une bonne compréhension et des configurations correctes vous garantiront non seulement la sécurité et la délivrabilité de vos emails, mais aussi la fiabilité de votre marque aux yeux de vos correspondants. En exploitant pleinement les capacités offertes par Odoo, vous pouvez assurer une communication fluide, sécurisée et adaptée aux nouvelles attentes du marché. Des questions ? Contactez-nous !