Uw domeinnaam effectief beheren in Odoo: standaardbediening, aangepaste domeinen en best practices
Odoo is een complete ERP-oplossing waarmee bedrijven hun activiteiten kunnen centraliseren, inclusief e-mailbeheer. Wanneer u een nieuwe Odoo-database maakt, wordt automatisch een subdomein toegewezen aan uw e-mails op basis van de databasenaam. Deze configuratie is heel eenvoudig te gebruiken en werkt meteen, maar voor diegenen die hun merkimago willen verbeteren, is het aanpassen van het e-maildomein een essentiële stap. In dit artikel bekijken we hoe e-mail standaard werkt in Odoo, hoe u uw eigen domeinnaam en best practices kunt instellen om de leverbaarheid te maximaliseren.
Standaard e-mailfunctionaliteit in Odoo
[email protected] Zodra uw database is aangemaakt, kunt u e-mails verzenden en ontvangen in Odoo zonder dat u iets hoeft te configureren. Standaard kent Odoo je een e-maildomeinnaam toe die eindigt op '.odoo.com'. Hoe kan dit worden gedaan? Heel eenvoudig door het te baseren op de naam van uw database. Met andere woorden, als uw database-URL https://www.masociété.odoo.com, is, zien uw e-mailadressen er als volgt uit: [email protected] .odoo.com
Een ander belangrijk punt is dat Odoo automatisch drie e-mailadressen configureert die specifiek zijn voor uw database om het communicatiebeheer te optimaliseren:
- Een 'Bounce'-adres ([email protected]): dit adres retourneert informatie over e-mails die niet zijn afgeleverd.
- Een 'Notifications'-adres ([email protected]): dit is het standaardadres dat wordt gebruikt om communicatie vanuit uw Odoo-database te verzenden
- Een 'Catchall'-adres (catchall@masociété.odoo.com): dit adres wordt gebruikt om antwoorden te ontvangen op e-mails die vanuit Odoo zijn verzonden, en om ze op de juiste plaats in Odoo te plaatsen (bijvoorbeeld: in een contactrecord, in een supportticket, op een factuur, in een gelegenheid, etc.).
Houd er ten slotte rekening mee dat de standaard DNS-configuraties van Odoo theoretisch een uitstekende leverbaarheidsclassificatie moeten garanderen in tools zoals Mail-tester.
Pas uw e-maildomeinnaam aan
Zelfs als de standaard e-mailconfiguratie effectief is, wilt u misschien uw eigen domeinnaam (xxx@masociété.com) gebruiken om het merkimago van uw bedrijf te versterken. Het personaliseren van uw domeinnaam in Odoo is heel goed mogelijk met een uitgaande mailserver. Een onjuiste domeinconfiguratie kan echter leiden tot beveiligings- en leveringsproblemen. Het is daarom cruciaal om de verschillende aspecten van DNS-configuratie te begrijpen.
Uw DNS configureren: SPF, DKIM en DMARC
Wanneer u een uitgaande mailserver instelt om uw eigen domeinnaam te gebruiken, het is essentieel om de DNS-records correct te configureren in uw domeinhost om de veiligheid en leverbaarheid van uw e-mails te garanderen.
- SPF (Sender Policy Framework): dit DNS-record specificeert de SMTP-servers die geautoriseerd zijn om e-mails voor uw domein te verzenden. Het voorkomt dat spammers uw domein gebruiken om frauduleuze e-mails te verzenden. Een domein kan maar één SPF-record hebben, dus als u er al een heeft, moet u deze aanpassen met informatie over uw uitgaande server.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): deze technologie garandeert dat e-mails van uw domein komen door een unieke cryptografische handtekening toe te voegen. Dit verkleint het risico dat uw e-mails als spam worden geclassificeerd en verzekert de ontvanger dat de inhoud tijdens het transport van de afzender niet is gewijzigd.
- DMARC (Domain-based Message, Authentication, Reporting & Conformance): DMARC verbetert de e-mailbeveiliging door voort te bouwen op SPF en DKIM. Het biedt drie beleidsniveaus:
- Geen (aanbevolen): adviseert de ontvangende server om geen actie te ondernemen na ontvangst van een ongekwalificeerde e-mail (een ongekwalificeerde e-mail is er een die de SPF- en DKIM-tests niet heeft doorstaan).
- Quarantaine: markeert ongekwalificeerde e-mails als verdacht en verplaatst ze over het algemeen naar de spam-map.
- Afwijzen: weigert ongekwalificeerde e-mails.
Catchall beheren met een aangepast domein
Wanneer u overschakelt naar een aangepast domein, moet u een Catchall-adres maken met uw eigen domeinnaam (bijvoorbeeld: catchall@masociété.com) en het omleiden naar het Odoo-subdomein (catchall@masociété.odoo.com). Hetzelfde geldt als u de andere aliassen in uw database wilt aanpassen.
(Er zijn andere manieren om catchall te beheren bij het aanpassen van uw domeinnaam: het instellen van een inkomende mailserver of het configureren van een MX-record. Deze twee oplossingen worden echter niet aanbevolen omdat ze niet optimaal zijn).
Een opmerking over de nieuwe vereisten van Google en Yahoo
In februari 2024 hebben Google en Yahoo nieuw beleid aangenomen dat van invloed kan zijn op de leverbaarheid van uw e-mails. Het is daarom raadzaam om :
- Heb een volledig geverifieerd domein (SPF en DKIM).
- Heb een stuiterpercentage van minder dan 0,3%.
- Voeg een afmeldknop met één klik toe aan alle massa-e-mails. Deze functie is beschikbaar in Odoo-versies 15 en hoger.
Conclusie
E-mailbeheer in Odoo, hetzij via de standaardconfiguratie of via een aangepaste domeinnaam, speelt een cruciale rol in zakelijke communicatie. Een goed begrip en configuratie zorgen niet alleen voor de beveiliging en leverbaarheid van uw e-mails, maar ook voor de betrouwbaarheid van uw merk in de ogen van uw correspondenten. Door volledig gebruik te maken van de mogelijkheden van Odoo, kunt u ervoor zorgen dat uw communicatie vloeiend, veilig en aangepast is aan de verwachtingen van de nieuwe markt. Heeft u vragen? Neem nu contact met ons op!