Nom de l'entreprise | XLG |
Secteur d'activité | Facility management |
Applications Odoo utilisées | Planning, devis, site web, achat, projet, congés, paie, assistance, fleet, ... |
XLG, acteur majeur dans le secteur du facility management, rassemblant plus de 30 activités de services à destination des entreprises et des particuliers, a entrepris une transformation digitale majeure pour uniformiser ses processus entre ses différentes sociétés. Initialement utilisateur d’Odoo Community via un autre intégrateur, l’entreprise a décidé de migrer vers Odoo Enterprise avec Nalios pour bénéficier d’une plateforme plus complète, évolutive et adaptée à ses besoins croissants.
Pourquoi XLG est passé à Odoo Enterprise ?
Historiquement, XLG utilisait Odoo Community, mais cette version montrait ses limites en matière de fonctionnalités et d'évolution. De plus, leur ancien intégrateur ne travaillait qu’avec la version communautaire et ne proposait pas d’évolution vers Enterprise. Face à ces contraintes et l’arrivée d’un nouveau IT project manager chez XLG, une remise en question des outils en place était devenu indispensable. La nécessité d’avoir des applications métiers plus intégrées et de centraliser les flux a conduit au choix d’Odoo Enterprise et de Nalios comme partenaire d’intégration.
Un projet de digitalisation structuré en plusieurs phases
Le projet de migration et d’optimisation a démarré en juin 2021 et se poursuit encore aujourd’hui. L’objectif initial était de centraliser toutes les données et d’uniformiser les flux entre les différentes sociétés du groupe tout en conservant les spécificités nécessaires à certaines branches.
Phase 1 : Identification et uniformisation des processus
Une première étape clé a consisté à organiser plusieurs workshops afin d’analyser tous les besoins et les développements spécifiques à effectuer. XLG Facility, la plus grande entité du groupe, a servi de modèle pour structurer les flux essentiels : gestion du planning, devis, facturation et gestion des prestations.
Phase 2 : Reprise et optimisation des flux existants
Avant l’intervention de Nalios, XLG utilisait un mélange d’Odoo, Excel et d’autres solutions tierces. La migration vers Enterprise a permis d’intégrer tous ces outils sur une même base de données unique, facilitant le suivi des activités et la communication interne. Cependant, certains logiciels métiers déjà existants sont restés inchangés afin de conserver les spécificités qui ne pouvaient être remplacées.
Phase 3 : Ajout de nouvelles applications et sociétés
Grâce à l’optimisation des flux, XLG a pu intégrer de nouvelles sociétés sur Odoo, notamment celles qui n’étaient pas encore digitalisées. De plus, plusieurs nouveaux modules ont été activés : point de vente, service sur site, gestion du parc automobile, recrutement et gestion des présences.
Phase 4 : Migration vers Odoo 16 puis Odoo 17
En juin 2024, XLG a réalisé une première migration de la V15 à la V16. La complexité du projet a nécessité plusieurs simulations de migration, un suivi précis sur une base test et un encadrement rigoureux assuré par Nalios. Une fois cette transition réussie, une deuxième migration vers la V17 a été initiée en novembre 2024, avec encore plus de flux, de sociétés et de développements à migrer et tester.
Pourquoi migrer ?
1. Accès aux dernières fonctionnalités
Chaque nouvelle version d'Odoo apporte des améliorations et de nouvelles fonctionnalités qui peuvent améliorer la productivité et l’expérience utilisateur. Exemples récents :
- Optimisation de l’interface utilisateur
- Automatisations plus poussées avec l’IA
- Nouvelles intégrations avec des outils tiers
2. Sécurité renforcée
Odoo met à jour régulièrement son système pour corriger les vulnérabilités et renforcer la sécurité des données. Rester sur une ancienne version peut exposer l’entreprise à des risques.
3. Meilleures performances
Chaque mise à jour inclut des optimisations pour accélérer l’exécution des tâches, améliorer la réactivité et réduire la consommation de ressources.
4. Expérience utilisateur améliorée
Les versions récentes d’Odoo sont plus ergonomiques et intuitives, avec :
- Une navigation plus fluide
- Des tableaux de bord plus performants
- Une expérience mobile optimisée
5. Compatibilité avec les dernières technologies
En mettant à jour Odoo, on s’assure qu’il est compatible avec les dernières versions de serveurs, bases de données, navigateurs et API.
6. Simplification des mises à jour futures
Attendre plusieurs années avant d’upgrader peut rendre la migration plus complexe et coûteuse. Une mise à jour annuelle est plus progressive et maîtrisée.
7. Support officiel et correctifs garantis
Odoo supporte généralement les trois dernières versions. Une version trop ancienne risque donc de ne plus bénéficier des correctifs et du support d’Odoo.
Des résultats impressionnants
Grâce à cette transformation digitale, XLG a atteint plusieurs objectifs majeurs :
- Réduction du code personnalisé de 120 000 à 18 904 lignes
- Migration progressive de toutes les entités du groupe vers un ERP centralisé
- Amélioration significative de la communication interne et de la centralisation des données
- Mise en place d’automatisations qui n’existaient pas auparavant, réduisant la charge administrative et les erreurs
- Diminution significative de l’usage du papier
Une méthodologie agile pour répondre aux besoins du terrain
XLG et Nalios ont adopté une approche pragmatique dans la gestion des développements. Contrairement aux anciennes méthodes qui impliquaient des développements en amont, Nalios déploie d’abord les fonctionnalités en standard avant d’ajuster en fonction des retours du terrain. Cette flexibilité a permis de prioriser les évolutions essentielles tout en limitant les coûts inutiles.
Perspectives et prochaines étapes
Actuellement, XLG continue d’optimiser son système avec plusieurs objectifs en ligne de mire :
- Ajout d’anciennes sociétés du groupe sur Odoo
- Intégration avec d’autres applications métiers spécifiques
- Mise en place d’un système de gestion des connaissances et d’un support centralisé
- Migration vers une future version de Odoo pour encore plus de fonctionnalités et d’intégrations
Conclusion
Le passage de XLG vers Odoo Enterprise avec Nalios a été un tournant décisif dans la digitalisation du groupe. En seulement quelques années, l’entreprise est passée d’une gestion éclatée et basée sur Odoo Community à un système ERP structuré, puissant et évolutif. Grâce à une collaboration étroite et une méthodologie éprouvée, Nalios continue d’accompagner XLG dans son expansion numérique, garantissant une transformation fluide et pérenne.
Si votre entreprise souhaite optimiser ses processus avec Odoo, Nalios est le partenaire idéal pour assurer une transition efficace et réussie !