Bedrijfsnaam | XLG |
Sector van activiteit | Facility management |
Gebruikte Odoo-toepassingen | Planning, offertes, website, inkoop, projecten, vakanties, salarisadministratie, assistentie, wagenpark, ... |
XLG, een belangrijke speler in de sector van het faciliteitenbeheer, r die meer dan 30 dienstenactiviteiten voor bedrijven en particulieren groepeert, heeft een grote digitale transformatie ondernomen om zijn processen in zijn verschillende bedrijven te standaardiseren. Aanvankelijk was het bedrijf een Odoo Community-gebruiker via een andere integrator, maar het besloot over te stappen op Odoo Enterprise met Nalios om te profiteren van een uitgebreider, schaalbaar platform dat is afgestemd op zijn groeiende behoeften.
Waarom is XLG overgestapt op Odoo Enterprise?
In het verleden gebruikte XLG Odoo Community, maar deze versie bleek zijn beperkingen te hebben op het gebied van functionaliteit en het beheer van intercompany stromen. Bovendien werkte hun vorige integrator alleen met de Community-versie en bood hij geen upgrades naar Enterprise. Geconfronteerd met deze beperkingen en de komst van een nieuw hoofd IT bij XLG, werd het essentieel om de bestaande tools te herzien. De behoefte aan meer geïntegreerde bedrijfsapplicaties en gecentraliseerde gegevensstromen leidde tot de keuze voor Odoo Enterprise en Nalios als onze integratiepartner.
Een digitaliseringsproject verdeeld in verschillende fasen
Het migratie- en optimalisatieproject begon in juni 2021 en loopt nog steeds. Het oorspronkelijke doel was om alle gegevens te centraliseren en de stromen tussen de verschillende bedrijven van de Groep te standaardiseren, met behoud van de specifieke kenmerken die bepaalde divisies nodig hebben.
Fase 1: Identificatie en standaardisatie van processen
Een eerste belangrijke stap was het organiseren van verschillende workshops om alle behoeften en specifieke uit te voeren ontwikkelingen te analyseren. XLG Facility, de grootste entiteit van de groep, werd gebruikt als model voor het structureren van de essentiële workflows: planningbeheer, offertes, facturatie en servicebeheer.
Fase 2: Herstel en optimalisatie van bestaande stromen
Vóór de betrokkenheid van Nalios gebruikte XLG een mix van Odoo, Excel en andere oplossingen van derden. De migratie naar Enterprise maakte het mogelijk om al deze tools te integreren in één database, waardoor het eenvoudiger werd om activiteiten en interne communicatie te monitoren. Sommige bestaande bedrijfssoftware bleef echter ongewijzigd om specifieke functies te behouden die niet konden worden vervangen.
Fase 3: Nieuwe applicaties en bedrijven toevoegen
Door workflows te optimaliseren kon XLG nieuwe bedrijven in Odoo integreren, met name bedrijven die nog niet digitaal waren gegaan. Daarnaast zijn er verschillende nieuwe modules geactiveerd: verkooppunt, service op locatie, abonnementenbeheer, wagenparkbeheer, werving en aanwezigheidsbeheer.
Fase 4: Migratie naar Odoo 16 en daarna Odoo 17
In juni 2024 voerde XLG een eerste migratie uit van V15 naar V16. De complexiteit van het project vereiste meerdere migratiesimulaties, nauwkeurige monitoring op testbasis en strenge supervisie door Nalios. Nadat deze overgang met succes was afgerond, werd in november 2024 een tweede migratie naar V17 gestart, waarbij nog meer stromen, bedrijven en ontwikkelingen moesten worden gemigreerd en getest.
Waarom migreren?
1. Toegang tot de nieuwste functies
Elke nieuwe versie van Odoo brengt verbeteringen en nieuwe functies die de productiviteit en gebruikerservaring kunnen verbeteren. Recente voorbeelden:
- De gebruikersinterface optimaliseren
- Meer geavanceerde automatisering met AI
- Nieuwe integraties met tools van derden
2. Verbeterde beveiliging
Odoo werkt het systeem regelmatig bij om kwetsbaarheden te verhelpen en de gegevensbeveiliging te verbeteren. Door vast te houden aan een oudere versie kun je je bedrijf blootstellen aan risico's.
3. Beste prestaties
Elke update bevat optimalisaties om het uitvoeren van taken te versnellen, de reactiesnelheid te verbeteren en het resourceverbruik te verminderen.
4. Verbeterde gebruikerservaring
Recente versies van Odoo zijn ergonomischer en intuïtiever, met :
- Soepeler browsen
- Effectievere dashboards
- Een geoptimaliseerde mobiele ervaring
5. Compatibiliteit met de nieuwste technologieën
Het bijwerken van Odoo zorgt ervoor dat het compatibel is met de nieuwste versies van servers, databases, browsers en API's.
6. Toekomstige updates vereenvoudigen
Meerdere jaren wachten met upgraden kan de migratie complexer en duurder maken. Een jaarlijkse update is geleidelijker en gecontroleerder.
7. Officiële ondersteuning en patches gegarandeerd
Odoo ondersteunt over het algemeen de laatste drie versies. Een versie die te oud is, profiteert mogelijk niet meer van Odoo-patches en -ondersteuning.
Indrukwekkende resultaten
Dankzij deze digitale transformatie heeft XLG verschillende belangrijke doelstellingen bereikt:
- Aangepaste code teruggebracht van 120.000 naar 18.904 regels
- Geleidelijke migratie van alle entiteiten van de Groep naar een gecentraliseerd ERP-systeem
- Aanzienlijke verbetering in interne communicatie en centralisatie van gegevens
- Invoering van automatisering die voorheen niet bestond, waardoor de administratieve last en fouten afnemen
- Aanzienlijke vermindering in het gebruik van papier
Een flexibele methodologie om te voldoen aan de behoeften ter plaatse
XLG en Nalios hebben gekozen voor een pragmatische benadering van ontwikkelingsmanagement. In tegenstelling tot eerdere methoden, waarbij upstream werd ontwikkeld, zet Nalios eerst standaardfunctionaliteiten in voordat aanpassingen worden gemaakt op basis van feedback uit het veld. Deze flexibiliteit heeft het mogelijk gemaakt om prioriteit te geven aan essentiële ontwikkelingen en tegelijkertijd onnodige kosten te beperken.
Vooruitzichten en volgende stappen
XLG blijft zijn systeem optimaliseren met een aantal doelstellingen in het achterhoofd:
- voormalige groepsmaatschappijen toevoegen aan Odoo
- Integratie met andere specifieke bedrijfsapplicaties
- Het opzetten van een kennisbeheersysteem en gecentraliseerde ondersteuning
- Migratie naar een toekomstige versie van Odoo voor nog meer functies en integraties
Conclusie
De overstap van XLG naar Odoo Enterprise met Nalios was een beslissend keerpunt in de digitalisering van de groep. In slechts enkele jaren stapte het bedrijf over van een gefragmenteerd beheer op basis van Odoo Community naar een gestructureerd, krachtig en schaalbaar ERP-systeem. Dankzij een nauwe samenwerking en een beproefde methodologie blijft Nalios XLG ondersteunen in zijn digitale expansie en staat het garant voor een vlotte en duurzame transformatie.
Als uw bedrijf zijn processen met Odoo wil optimaliseren, is Nalios de ideale partner voor een efficiënte en succesvolle overgang!