Bedrijfsnamen | YourFire |
Sector | Gespecialiseerd in de verkoop, installatie en onderhoud van verwarmingssystemen. |
Geïmplementeerde applicaties | Verkoop - Aankopen - Voorraad - Service ter plaatse - Boekhouding |
We hadden de kans om te spreken met Virginie, een vertegenwoordiger van YourFire, een bedrijf dat gespecialiseerd is in de verkoop, installatie en onderhoud van verwarmingssystemen zoals houtkachels, elektrische kachels, gaskachels en bio-ethanol kachels. Met drie winkels in Wallonië – in Bastogne, Mons en Clervaux – heeft het bedrijf zich al meer dan tien jaar gepositioneerd als een belangrijke speler in zijn sector.
An outdated system replaced by Odoo
Voor de integratie van Odoo gebruikte het bedrijf een verouderd ERP-systeem dat niet intuïtief en gedecentraliseerd was. Zoals Virginie uitlegt, vereiste dit systeem verschillende aanvullende tools voor boekhouding, planning en orderbeheer. Deze fragmentatie leidde tot tijdverlies en een verhoogde complexiteit in de dagelijkse processen.
Gezicht met deze beperkingen ontdekte de leider van YourFire, de heer Jadot, Odoo via sociale media en aanbevelingen. Aangetrokken door de belofte van een compleet en intuïtief ERP, nam hij snel het initiatief om over te schakelen naar deze oplossing door samen te werken met een competente integrator.
De projectfasen
De integratie van Odoo vond plaats in verschillende fasen :
- Juli 2023 : Eerste modules uitgerold. De modules Verkoop, Aankopen en Inventaris waren de eerste die werden geïmplementeerd. Dit stelde de centralisatie van inkooporders en klantfacturatiebeheer mogelijk.
- Januari 2024: Planning en Boekhouding. Het bedrijf integreerde de On-site Service applicatie om interventies te plannen, evenals de boekhouding ter vervanging van de oude software. Deze overgang markeerde een keerpunt door de operaties verder te centraliseren.
- Websites : Eenvoudig beheer. Ten slotte werd de website gemigreerd naar Odoo, waardoor het bedrijf zijn inhoud autonoom en efficiënt kon beheren.
De uitdagingen die zich voordeden
Hoewel de implementatie veel voordelen bracht, verbergt Virginie niet dat de overgang in het begin moeilijk was, voornamelijk vanwege de gewoonten die bij de medewerkers waren ingesleten. 'Het veranderen van systemen na meerdere jaren is altijd een uitdaging. Sommige medewerkers hadden moeite om zich aan te passen, maar dankzij kwaliteitsvolle ondersteuning konden we deze obstakels overwinnen,' legt ze uit.
De voordelen van Odoo
De centralisatie van de tools heeft de processen aanzienlijk vereenvoudigd. Virginie benadrukt verschillende belangrijke voordelen :
- Tijdwinst : Gegevens zijn direct gekoppeld tussen verkoop, planning en facturatie, waardoor het gebruik van meerdere softwarepakketten overbodig wordt.
- Toegenomen autonomie : Het beheer van de website is nu geïnternaliseerd, wat zorgt voor meer reactievermogen.
- Eenvoud : Alles is toegankelijk in één enkel systeem, waardoor fouten en onnodige handelingen worden verminderd.
Ondanks sommige hardnekkige gewoonten van het oude systeem, ziet het team duidelijk een verbetering in de dagelijkse efficiëntie.
Een ondersteunde overgang
Virginie benadrukt ook het belang van goede ondersteuning in een project van deze omvang. Anouck, een business analyst bij Nalios, speelde een sleutelrol door snel en effectief te reageren op alle vragen. 'We hebben uitstekende ondersteuning ontvangen. Zelfs na de integratie weten we dat we op hen kunnen rekenen als dat nodig is,' vertrouwt ze ons toe.
Een systeem dat door iedereen is aangenomen
Vandaag de dag gebruikt iedereen Odoo. Virginie, die de Single Point of Contact voor het hulpmiddel is geworden, is nu het interne aanspreekpunt voor eventuele aanpassingen of problemen met het ERP.