Wat is er nieuw in de "Documents" -applicatie op Odoo?
Odoo V18 introduceert aanzienlijke verbeteringen in de applicatie Documenten, waardoor het gemakkelijker wordt om bestanden binnen bedrijven te beheren en te organiseren. Hier is een meer gedetailleerde ontwikkeling van de nieuwe functies:
A. Structurering van documenten in 5 secties onderscheiden
Odoo V18 brengt een duidelijkere en meer gesegmenteerde organisatie van documenten met 5 hoofdsecties, biedt beter bestandsbeheer en soepelere toegang tot informatie. De gedetailleerde beschrijving van elke sectie is als volgt:
- Enterprise: Deze sectie bevat alle documenten die worden gedeeld en toegankelijk zijn voor de hele organisatie. Het centraliseert bestanden en mappen die op bedrijfsniveau worden gebruikt, zodat alle gebruikers gemakkelijk toegang hebben tot samenwerkingsdocumenten zoals intern beleid, handleidingen of gedeelde bestanden tussen afdelingen.
- My Drive: Nieuw in versie 18, "My Drive" is een persoonlijke ruimte waar elke gebruiker zijn privédocumenten kan opslaan en ordenen. Het is een volledig geïndividualiseerde ruimte, waardoor werknemers persoonlijke bestanden kunnen beheren zonder dat ze zichtbaar of toegankelijk zijn voor andere leden van de organisatie. Dit vergemakkelijkt ook de scheiding van gedeelde werkdocumenten en strikt persoonlijke documenten.
- Met mij gedeeld: deze sectie bevat alle documenten die rechtstreeks met de gebruiker zijn gedeeld. Dus in plaats van te zoeken via bedrijfs- of andere gebruikersmappen, verschijnen de bestanden die u hebt ontvangen duidelijk in deze sectie, wat de efficiëntie bij het beheren van aandelen en samenwerkingen verbetert.
- Recent: Odoo V18 introduceert ook een "Recent" -gedeelte, waarin de documenten worden weergegeven die de gebruiker onlangs heeft geopend of gewijzigd. Dit biedt snelle en gemakkelijke toegang tot de bestanden die u vaak gebruikt, zonder dat u ernaar hoeft te zoeken in mappen. Deze functie is vooral handig om documenten waar u actief aan werkt bij de hand te houden.
- Prullenbak: verwijderde bestanden worden niet langer onmiddellijk gewist. Ze worden 30 dagen voor hun permanente verwijdering tijdelijk in de prullenbak opgeslagen. Hierdoor kan de gebruiker gemakkelijk per ongeluk verwijderde documenten herstellen, wat extra beveiliging biedt in bestandsbeheer.
B. Nieuwe map en bestandsgebaseerde Kanban-weergave
Odoo V18 heeft ook de manier veranderd waarop gebruikers met hun documenten omgaan via een nieuwe Kanban-weergave. Deze weergavemodus maakt een visueel en intuïtief beheer van bestanden en mappen mogelijk, waardoor de organisatie en tracking van documenten wordt vergemakkelijkt.
Hier zijn enkele functies van deze nieuwe Kanban-weergave:
- Visuele organisatie: De Kanban-weergave is een weergavemodus die bestanden en mappen presenteert als kaarten, georganiseerd in kolommen. Elke kolom vertegenwoordigt een map en de documenten worden weergegeven als individuele kaarten. Dit visuele systeem helpt bij het eenvoudig categoriseren en verplaatsen van bestanden van de ene map naar de andere door middel van slepen en neerzetten.
- Snelle tracking: gebruikers kunnen in één oogopslag zien welke bestanden in elke map, hun status of recente actie aanwezig zijn. Deze presentatie is vooral handig voor gezamenlijke workflows waarbij meerdere gebruikers aan gemeenschappelijke documenten werken.
- Aanpassing: gebruikers kunnen nieuwe kolommen (mappen) herschikken, maken of kaarten (bestanden) wijzigen om aan hun specifieke behoeften te voldoen. Deze flexibiliteit maakt de gebruikerservaring vloeiender, aangepast aan elke werkstijl en vergemakkelijkt grootschalig bestandsbeheer.
C. Vermijd het dupliceren van documenten met snelkoppelingen in My Drive
Een van de belangrijkste nieuwe functies in Odoo V18 is de mogelijkheid om snelkoppelingen te maken in je My Drive-ruimte. Deze functie lost een veelvoorkomend probleem op in documentbeheer: duplicatie van bestanden. In plaats van documenten te kopiëren en het opslagvolume onnodig te verhogen, kunt u met Odoo nu snelkoppelingen maken naar bestanden die worden gedeeld of zich in andere secties van de applicatie bevinden.
- Snelkoppelingsvoordelen: u kunt snel toegang krijgen tot belangrijke documenten in uw persoonlijke ruimte zonder ze te dupliceren. Wanneer u een gedeeld bestand via een snelkoppeling bewerkt, wordt het oorspronkelijke bestand rechtstreeks bijgewerkt, waardoor volledige synchronisatie wordt gegarandeerd en meerdere versies worden vermeden.
- Effectief documentbeheer: deze functie vermindert verwarring en verbetert de efficiëntie van bestandsbeheer in omgevingen waar veel documenten door verschillende teams worden gebruikt. Gebruikers kunnen hun persoonlijke mappen ordenen terwijl ze blijven samenwerken aan gemeenschappelijke bestanden.
D. Verbeterd toegangs- en rechtenbeheer
Odoo V18 verbetert het toegangs- en rechtenbeheer in de Documenten-app drastisch, waardoor u meer controle krijgt over wie documenten kan bekijken, bewerken of delen, met meer geavanceerde opties.
- Vervaldatums voor toegang: u kunt nu vervaldatums instellen voor toegang die u aan bepaalde gebruikers verleent. Als u bijvoorbeeld een document voor een bepaalde periode deelt met een leverancier of externe medewerker, kunt u de toegang instellen om na een bepaalde tijd automatisch te verlopen. Deze functie is erg handig in contexten waar vertrouwelijkheid van documenten essentieel is, of om de toegang tot documenten na het einde van een project te beperken.
- Granulaire rechten: Met Odoo kunt u toegangsrechten aanpassen op basis van gebruikersrollen, zoals alleen-lezen toegang geven of bestandswijziging toestaan. U kunt ook het delen van documenten beperken tot specifieke personen of groepen, waardoor de beveiliging van gevoelige informatie wordt verbeterd.
- Toegangsregistratie en audits: verbeterde toegangscontroles maken het gemakkelijker om bij te houden wie welk document heeft geraadpleegd, wanneer dit essentieel is voor bedrijven die de traceerbaarheid en het risicobeheer rond hun belangrijke bestanden willen verbeteren.
Conclusie
Met Odoo V18 wordt de Documents-applicatie een nog krachtigere en intuïtievere tool voor bestandsbeheer. Door documenten te reorganiseren in goed gedefinieerde secties, kunnen gebruikers hun persoonlijke en samenwerkingsruimten beter beheren. De nieuwe Kanban-weergave biedt een visuele en interactieve benadering van bestanden en mappen, vereenvoudigt de navigatie en maakt het documentbeheerproces efficiënter. Deze verbeteringen zijn vooral nuttig in een werkomgeving waar bestandsbeheer cruciaal is voor productiviteit en samenwerking. Bovendien verbetert Odoo V18 het documentbeheer aanzienlijk door oplossingen te bieden om onnodige duplicatie van bestanden via snelkoppelingen in My Drive te voorkomen, en het beheer van toegang en rechten flexibeler en veiliger te maken. Deze verbeteringen stellen bedrijven in staat hun documenten beter te organiseren, de toegang nauwkeuriger te controleren en een grotere informatiebeveiliging te garanderen en tegelijkertijd een naadloze samenwerking tussen gebruikers te vergemakkelijken.