Quelles nouveautés dans l’application « Documents » sur Odoo ?
Odoo V18 introduit d’importantes améliorations dans l'application Documents, facilitant ainsi la gestion et l'organisation des fichiers au sein des entreprises. Voici un développement plus détaillé des nouveautés :
A. Structuration des documents en 5 sections distinctes
Odoo V18 apporte une organisation plus claire et segmentée des documents avec 5 sections principales, offrant une meilleure gestion des fichiers et un accès plus fluide aux informations. Voici une description détaillée de chaque section :
- Entreprise : Cette section regroupe tous les documents partagés et accessibles à l’ensemble de l’organisation. Elle centralise les fichiers et dossiers utilisés au niveau de l'entreprise, permettant à tous les utilisateurs d'accéder facilement aux documents collaboratifs, tels que des politiques internes, des guides, ou encore des dossiers partagés entre départements.
- My Drive : Nouveauté de la version 18, "My Drive" est un espace personnel où chaque utilisateur peut sauvegarder et organiser ses documents privés. C’est un espace totalement individualisé, permettant aux employés de gérer des fichiers personnels sans que ceux-ci soient visibles ou accessibles par d’autres membres de l'organisation. Cela facilite également la séparation entre documents de travail partagés et documents strictement personnels.
- Partagés avec moi : Cette section contient tous les documents qui ont été partagés directement avec l'utilisateur. Ainsi, au lieu de chercher parmi les dossiers de l’entreprise ou d'autres utilisateurs, les fichiers que vous avez reçus apparaissent clairement dans cette section, ce qui améliore l'efficacité dans la gestion des partages et des collaborations.
- Récent : Odoo V18 introduit également une section “Récent”, qui affiche les documents que l’utilisateur a ouverts ou modifiés dernièrement. Cela permet un accès rapide et pratique aux fichiers que vous utilisez fréquemment, sans avoir besoin de les rechercher dans les dossiers. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour garder sous la main les documents sur lesquels vous travaillez activement.
- Corbeille : Les fichiers supprimés ne sont plus effacés immédiatement. Ils sont stockés temporairement dans la corbeille pour une durée de 30 jours avant leur suppression définitive. Cela permet à l’utilisateur de restaurer facilement des documents supprimés par erreur, offrant une sécurité supplémentaire dans la gestion des fichiers.
B. Nouvelle vue Kanban basée sur les dossiers et les fichiers
Odoo V18 a également modifié la manière dont les utilisateurs interagissent avec leurs documents grâce à une nouvelle vue Kanban. Ce mode d’affichage permet une gestion visuelle et intuitive des fichiers et dossiers, facilitant ainsi l’organisation et le suivi des documents.
Voici quelques caractéristiques de cette nouvelle vue Kanban :
- Organisation visuelle : La vue Kanban est un mode d’affichage qui présente les fichiers et dossiers sous forme de cartes, organisées en colonnes. Chaque colonne représente un dossier, et les documents sont affichés sous forme de cartes individuelles. Ce système visuel aide à catégoriser et déplacer facilement les fichiers d’un dossier à un autre par glisser-déposer.
- Suivi rapide : En un coup d'œil, les utilisateurs peuvent voir quels fichiers sont présents dans chaque dossier, leurs statuts, ou toute action récente. Cette présentation est particulièrement utile pour des flux de travail collaboratifs où plusieurs utilisateurs travaillent sur des documents communs.
- Personnalisation : Les utilisateurs peuvent réorganiser, créer de nouvelles colonnes (dossiers), ou modifier les cartes (fichiers) pour s’adapter à leurs besoins spécifiques. Cette flexibilité rend l'expérience utilisateur plus fluide, adaptée à chaque style de travail, et facilite la gestion des fichiers à grande échelle.
C. Évitez de dupliquer des documents avec les raccourcis dans My Drive
L’une des principales nouveautés dans Odoo V18 est la possibilité de créer des raccourcis dans votre espace My Drive. Cette fonctionnalité résout un problème courant dans la gestion des documents : la duplication de fichiers. Au lieu de copier des documents et d'augmenter inutilement le volume de stockage, Odoo permet désormais de créer des raccourcis vers des fichiers partagés ou situés dans d'autres sections de l'application.
- Avantages des raccourcis : Vous pouvez accéder rapidement aux documents importants dans votre espace personnel sans les dupliquer. Ainsi, lorsque vous modifiez un fichier partagé via un raccourci, le fichier original est directement mis à jour, garantissant une synchronisation complète et évitant les versions multiples.
- Gestion efficace des documents : Cette fonctionnalité réduit les risques de confusion et améliore l’efficacité de la gestion des fichiers dans des environnements où de nombreux documents sont utilisés par différentes équipes. Les utilisateurs peuvent organiser leurs dossiers personnels tout en continuant à collaborer sur des fichiers communs.
D. Amélioration de la gestion des accès et des droits
Odoo V18 améliore considérablement la gestion des accès et des droits dans l’application Documents, offrant plus de contrôle sur qui peut voir, modifier ou partager des documents, avec des options plus avancées.
- Dates d'expiration pour l'accès : Vous pouvez désormais définir des dates d'expiration pour les accès que vous accordez à certains utilisateurs. Par exemple, si vous partagez un document avec un fournisseur ou un collaborateur externe pour une période donnée, vous pouvez configurer l'accès pour qu'il expire automatiquement après un certain temps. Cette fonctionnalité est très utile dans des contextes où la confidentialité des documents est essentielle, ou pour limiter l’accès aux documents après la fin d’un projet.
- Droits granulaires : Odoo permet de personnaliser les permissions d'accès en fonction des rôles des utilisateurs, comme donner un accès en lecture seule ou autoriser la modification des fichiers. Vous pouvez également limiter le partage des documents à certaines personnes ou groupes spécifiques, renforçant ainsi la sécurité des informations sensibles.
- Suivi des accès et audits : Grâce à l’amélioration des contrôles d’accès, il est plus facile de suivre qui a accédé à quel document et à quel moment, ce qui est essentiel pour les entreprises qui souhaitent améliorer la traçabilité et la gestion des risques autour de leurs fichiers importants.
Conclusion
Avec Odoo V18, l'application Documents devient un outil de gestion de fichiers encore plus performant et intuitif. La réorganisation des documents en sections bien définies permet aux utilisateurs de mieux gérer leurs espaces personnels et collaboratifs. La nouvelle vue Kanban offre une approche visuelle et interactive des fichiers et dossiers, simplifiant la navigation et rendant le processus de gestion des documents plus efficace. Ces améliorations sont particulièrement utiles dans un environnement de travail où la gestion des fichiers est cruciale pour la productivité et la collaboration. De plus, Odoo V18 améliore significativement la gestion des documents en offrant des solutions pour éviter la duplication inutile des fichiers grâce aux raccourcis dans My Drive, et en rendant la gestion des accès et des droits plus flexible et sécurisée. Ces améliorations permettent aux entreprises de mieux organiser leurs documents, de contrôler plus précisément les accès et d’assurer une sécurité accrue des informations, tout en favorisant une collaboration fluide entre les utilisateurs.