Les entreprises actives dans le nettoyage, le chauffage / sanitaire, l’installation de panneaux photovoltaïques, cuisinistes et bien d’autres secteurs d’activités sont amenées à rendre service à leurs clients directement à leur domicile ou sur leur lieu de travail.
Pour cela, l’application “Services sur site” d’Odoo bénéficie de nombreuses possibilités telles que la planification et l’assignation de rendez-vous de travail, l’enregistrement du temps d’intervention chez vos clients, l’ajout de consommables et de services supplémentaires par votre technicien sur place mais aussi la conception de rapports d’attestation de fin de travaux personnalisées.
Grâce à l’application Odoo Studio, il est possible d’aller encore plus loin et ainsi améliorer la communication entre vos services back-office et les techniciens se rendant chez vos clients et c’est précisément ce que nous allons voir dans cet article.
Dans notre processus, nous avons besoin de renseigner à notre technicien sur quel type de machine il va devoir travailler ainsi que le problème rencontré, le back-office va donc devoir entrer ces informations au moment de la réception de la demande du client.
Création d’un menu “Machines”
Nous allons tout d’abord créer un menu “Machines”. Nous y retrouverons les différentes machines sur lesquelles nous sommes amenés à intervenir.
Pour se faire, nous allons dans l’application “Services sur site” et nous ouvrons Odoo Studio.
Nous cliquons sur le bouton “Modifier le menu”. Ensuite nous allons ajouter un nouveau menu “Machines” :
Une fois le menu créé, nous pouvons le personnaliser directement depuis la vue Formulaire en y ajoutant les champs.
Pour rappel, afin d’ajouter les champs dans une vue Formulaire, vous devez vous rendre sur la vue en question, cliquer sur le bouton Odoo Studio en haut à droite et vous devriez arriver sur une page telle que ci-dessous avec les types de champs sur la gauche
Nous allons donc maintenant ajouter les champs ci-dessous :
- un champ One to Many avec un lien vers “Bons de commandes” que l’on ’appellera “Commandes”. Nous y retrouverons donc tous les bons de commande créés pour cette machine. (Attention, pour pouvoir créer ce champ, nous devons d’abord avoir le champ Many2one correspondant au bon de commande. Nous y reviendrons plus tard dans l’article)
- un champ Image pour ajouter l’image de la machine
- un champ Texte que nous appelons “Modèle”. Nous pourrons donc y renseigner le modèle de la machine dont il est question.
- un champs Texte que l’on nomme “Numéro de série” afin d’y renseigner cette fois-ci le numéro de série de la machine
- et pour finir, un champ booléen que nous nommerons “Sous contrat” et qui nous permettra d’indiquer si la machine est sous contrat d’entretien ou non.
Votre vue devrait donc ressembler à ceci:
Lorsque le back-office recevra un appel pour une intervention sur site, ils créeront un bon de commande dans l’application Ventes. Afin de permettre au back-office de directement entrer les informations quant à la nature de l’intervention, nous allons également ajouter certains champs dans le bon de commande.
Modification du Bon de commande
Dans la vue Formulaire des Bons de commande, nous ajoutons les champs suivants:
- un champ Many to One vers le menu “Machines”. Dès lors, la personne chargée de l’appel pourra renseigner la machine sur laquelle l’intervention est requise.
- un champ Texte Multiligne appelé “Description du problème”, afin d’y renseigner plus en détails le problème rencontré par le client.
- un “Champ lié” vers le champ Machine > Modèle qui renseignera quant au modèle de la machine.
- un “Champ lié” vers le champ Machine > “Sous contrat” afin de savoir si la machine est sous contrat ou non directement depuis le bon de commande.
Une fois les modifications effectuées, votre bon de commande devrait ressembler à ceci:
Modification des tâches
La confirmation du bon de commande créera une tâche service sur site (nous reviendrons à la configuration de ce flux un peu plus tard). Afin que les informations rentrées sur le bon de commande soient répercutées sur la tâche, nous allons maintenant créer les différents champs liés sur celle ci:
- un champ lié vers Bon de commande > Machine
- un champ lié vers Bon de commande > Modèle
- un champ lié vers Bon de commande > Sous contrat
- un champ lié vers Bon de commande > Description du problème
La vue de vos tâches devrait ressembler à ceci :
Flux Bon de commande/création d’une tâche service sur site
Par défaut dans Odoo, un produit permettant de créer une tâche de Service sur site est déjà présent par défaut. Cet article est configuré comme suit:
Nous allons donc créer un bon de commande avec cet article et les différentes informations reçues par le client.
Dans le coin en haut à droite du bon de commande, nous pouvons voir qu’une nouvelle tâche est créée. Il s’agit de l’intervention de Service sur site qui pourra être planifié pour qu’un technicien se rende sur place.
Nous avons donc maintenant un flux permettant de créer une tâche dans l’application Service sur site avec l’ensemble des informations transmises automatiquement entre le back-office et le technicien.