Of het nu voor kantoren of werkplaatsen is, tijdregistratiesystemen zijn vandaag de dag nog steeds erg in. Maar wat doet u als u uw badge of tijdkaart bent vergeten, of als de prikklok ver van uw werkplek staat? Odoo maakt het eenvoudig om een tijdregistratiesysteem op te zetten dat voldoet aan uw behoeften.
Voordat we het over de configuratie hebben, is het verstandig om eerst de verschillende mogelijkheden van het systeem te leren kennen. Op het gebied van tijdregistratie en aanwezigheid heeft Odoo zich voornamelijk gericht op de soorten werknemers, namelijk degenen die met een computer werken en dit zelf kunnen beheren en degenen die in een werkplaats werken en geen eigen computer hebben. Odoo heeft daarom een 'individuele' oplossing en een 'groeps' oplossing gecreëerd.
De individuele oplossing
Met de individuele oplossing kunnen werknemers met een Odoo-gebruikersaccount hun aanwezigheidstijden direct registreren met behulp van de functionaliteit "aankomst/vertrek". Zo kunnen werknemers het begin en einde van hun werkdag aangeven. Natuurlijk kunnen werknemers gedurende de dag zo vaak in- en uitloggen als ze willen (bijvoorbeeld voor lunchpauzes of koffiepauzes).
Zodra de werknemer uitlogt, wordt een samenvatting van de laatste sessie weergegeven. Deze samenvatting toont ook het aantal gewerkte overuren (of niet).
De collectieve oplossing
Met deze oplossing kunnen werknemers die niet met een pc werken of geen Odoo-gebruikerstoegang hebben, hun werkuren registreren. Hiervoor is een kioskmodus opgezet. Met deze kiosk kunnen werknemers hun personeelsdossier kiezen dat in het systeem is geconfigureerd en daar hun gewerkte uren registreren.
Configuratie
Het configureren van deze module is vrij eenvoudig, omdat het voornamelijk alleen om de kioskmodus gaat. Aangezien de individuele oplossing gekoppeld is aan de computer van elke gebruiker, is er geen mogelijkheid tot fraude op het vlak van identificatie. De kioskmodus daarentegen biedt mogelijkheden voor valse identificatie, dus Odoo heeft verschillende modi geïntroduceerd om de veiligheid van aanwezigheidsactivering te verbeteren.
Ten eerste is er de modus "handmatige selectie". In deze modus kun je gewoon de werknemer selecteren die je bent en je werkuren starten/stoppen. Iedereen kan dit doen en een account selecteren zonder verdere controle.
Ten tweede is er de modus "handmatige selectie met PIN-code". Met deze methode kun je een pincode aanmaken (te vinden in het Odoo-dossier van de werknemer) en jezelf identificeren door eerst het werknemersdossier te selecteren en dan je persoonlijke pincode in te voeren. Dit zorgt al voor een betere authenticatie dankzij deze code, die voor iedereen geheim moet blijven.
Ten derde is er de allerveiligste methode, het lezen van een streepjescode (of RFID) op bijvoorbeeld de badge van de werknemer. Is uw werknemer zijn badge vergeten? Handmatige selectie met de PIN-code is altijd beschikbaar voor dit soort situaties.
Tot slot is het mogelijk om een overwerktolerantietijd in te stellen. Hiermee kun je een periode instellen (geteld in minuten) waarin overuren niet worden afgetrokken, ten gunste van de werkgever of de werknemer.
Met deze eenvoudig te implementeren configuratie kunnen uw werknemers op uw verschillende afdelingen (kantoor- of werkplaatsmedewerkers) hun uren eenvoudig registreren, zodat u ze snel en eenvoudig kunt bijhouden met dezelfde tool die u voor uw andere afdelingen gebruikt.
Aanwezigheidsanalyse
Het tabblad "Aanwezigheid" toont alle verschillende werksessies per werknemer. Ongeacht het aantal sessies gedurende de dag, ze zijn allemaal zichtbaar. Dankzij Odoo's standaard lijstweergave zijn klassieke analysemogelijkheden al mogelijk dankzij "groeperen op" of filters (om bijvoorbeeld te zien wie er na een bepaalde tijd aankwam).
Het tabblad 'Analyse' biedt een meer visuele rapportage, met een aantal beschikbare grafieken, automatisch gefilterd op aankomsten voor de huidige maand. Deze grafieken kunnen desgewenst worden uitgebreid met overuren. Deze uren worden berekend op basis van de voor de werknemer geconfigureerde werktijden. Tot slot is er ook een draaitabel beschikbaar voor meer gedetailleerde analyses.
Zoals u zult hebben gemerkt, is de aanwezigheidsmodule een eenvoudige module waarmee u de aanwezigheidsregistratie kunt integreren in hetzelfde ERP-systeem dat u gebruikt voor de rest van uw activiteiten. Hiermee kunt u inspelen op de verschillende behoeften van uw bedrijf en dankzij de efficiënte en aanpasbare rapportage kunt u de gewerkte uren van uw werknemers naar wens bijhouden.
Wilt u deze module implementeren in uw bedrijf? Nalios helpt u graag!